.png)
Province Antwerpen
Hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers efficiënt en effectief samenwerken? Wat moet u doen in deze snel veranderende wereld om de toekomst veilig te stellen met uw beslissingen van vandaag?
We geven u een kijkje in een traject dat de Provincie Antwerpen (een organisatie met 1.500 medewerkers) halverwege 2018 samen met ons heeft ondernomen. We zullen ingaan op de context, doelstellingen, aanpak en het uiteindelijke resultaat van het ondersteunend voorbereidend traject.
Province Antwerpen
Hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers efficiënt en effectief samenwerken? Wat moet u doen in deze snel veranderende wereld om de toekomst veilig te stellen met uw beslissingen van vandaag?
We geven u een kijkje in een traject dat de Provincie Antwerpen (een organisatie met 1.500 medewerkers) halverwege 2018 samen met ons heeft ondernomen. We zullen ingaan op de context, doelstellingen, aanpak en het uiteindelijke resultaat van het ondersteunend voorbereidend traject.
Voorbereidend traject
In lijn met haar strategie zet de Provincie Antwerpen zich volledig in om resultaatgerichte samenwerking tussen haar medewerkers te bevorderen, ook op digitaal vlak. Ter ondersteuning hiervan lanceerde de Provincie Antwerpen een initiatief voor het creëren van projecten die communicatie, digitaal teamwork en toegang tot hulpmiddelen en documenten ondersteunen. Met behulp van een digitale werkplek moeten medewerkers altijd toegang hebben tot de tools en informatie die ze nodig hebben. Ook bij het gebruik van mobiele apparaten.
Dit geeft medewerkers de kans om efficiënter te werken, wat op zijn beurt een positieve invloed heeft op de werknemerstevredenheid. Wij hebben de Provincie Antwerpen ondersteund bij het onderzoeken in hoeverre een vernieuwing van het intranet noodzakelijk was en hoe deze vernieuwing op een gestructureerde manier te implementeren. Er werd een voorbereidend traject ontwikkeld, met als belangrijkste doel het ontwikkelen van een ondersteund plan van aanpak om richting te geven aan mogelijke toekomstige intranetprojecten. Er werd gekozen voor een incrementele aanpak die in drie fasen tot een eindoplevering zou leiden.
De fasen
Fase 1: inzicht
In de eerste fase werden de nodige stappen ondernomen om inzicht te krijgen in de huidige situatie. Er werden analyses gemaakt van (1) intranet tevredenheidsonderzoeken, (2) intranet gebruikscijfers, en (3) geleerde lessen resultaten van het vorige traject. Er werd een beeld van de organisatie gevormd en stakeholders in kaart gebracht. Alles werd samengebracht, trends werden toegevoegd, waarna een visie en intranet projectdoelen werden uitgewerkt. Dit werd vervolgens als geheel gepresenteerd aan de traject-adviescommissie. Zij gaven toestemming om de tweede fase te starten.
Fase 2: verwerking en workshops
In de tweede fase werd de verkregen feedback verwerkt en intranet behoeften werden blootgelegd via workshops met "typische medewerkers van de Provincie Antwerpen" (personas). De verkregen inzichten werden vertaald naar high-level requirements. Er werden meerdere zeer specifieke "deep dives" opgezet met experts om de afhankelijkheden van andere initiatieven in kaart te brengen. Daarnaast werd er een as-is en to-be beeld van informatiestromen gecreëerd. Tegelijkertijd werden risico's, knelpunten en aannames in kaart gebracht en waar mogelijk al actie ondernomen. Wanneer dit nog niet mogelijk was, werd dit gemarkeerd zodat een potentieel toekomstig project dit kon aanpakken.
Laatste stap
Fase 3: scenario's
Alle elementen werden samengebracht in de derde en laatste fase, waarin scenario's en hun specifieke voor- en nadelen werden uitgewerkt. Om het eindproduct echt af te ronden, werd er een playbook gecreëerd. In het playbook is een verzameling van typische projectmanagement artefacten te vinden, die een voorsprong zal bieden wanneer er besloten wordt om een toekomstig intranet project te lanceren.
In dit geval werd er een aanzet gemaakt voor een eerste versie van een roadmap, kwaliteitsplan, projectorganisatie, projectopvolging, uitzonderingsproces, samenwerkingsplatform en verandermanagementplan. Op basis van het opgeleverde werk was het managementteam in staat om een weloverwogen beslissing te nemen voor het nemen van vervolgstappen.