Hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers efficiënt en effectief samenwerken? Wat moet u doen in deze snel veranderende wereld om de toekomst veilig te stellen met uw beslissingen van vandaag?
We geven u een kijkje in een traject dat de Provincie Antwerpen (een organisatie met 1.500 medewerkers) halverwege 2018 samen met ons heeft ondernomen. We zullen ingaan op de context, doelstellingen, aanpak en het uiteindelijke resultaat van het ondersteunend voorbereidend traject.
How can you make sure that your employees cooperate efficiently and effectively? What do you have to do in this rapidly changing world to safeguard the future with your decisions of today?
We are giving you a look into a trajectory the Province of Antwerp (an organization with 1,500 employees) took together with us mid-2018. We will go into the context, targets, approach and the eventual result of a policy decision supportive preparatory trajectory.
Voorbereidend traject
In lijn met haar strategie zet de Provincie Antwerpen zich volledig in om resultaatgerichte samenwerking tussen haar medewerkers te bevorderen, ook op digitaal vlak. Ter ondersteuning hiervan lanceerde de Provincie Antwerpen een initiatief voor het creëren van projecten die communicatie, digitaal teamwork en toegang tot hulpmiddelen en documenten ondersteunen. Met behulp van een digitale werkplek moeten medewerkers altijd toegang hebben tot de tools en informatie die ze nodig hebben. Ook bij het gebruik van mobiele apparaten.
Dit geeft medewerkers de kans om efficiënter te werken, wat op zijn beurt een positieve invloed heeft op de werknemerstevredenheid. Wij hebben de Provincie Antwerpen ondersteund bij het onderzoeken in hoeverre een vernieuwing van het intranet noodzakelijk was en hoe deze vernieuwing op een gestructureerde manier te implementeren. Er werd een voorbereidend traject ontwikkeld, met als belangrijkste doel het ontwikkelen van een ondersteund plan van aanpak om richting te geven aan mogelijke toekomstige intranetprojecten. Er werd gekozen voor een incrementele aanpak die in drie fasen tot een eindoplevering zou leiden.
Preparatory trajectory
In line with its strategy, the Province of Antwerp goes all-in to accommodate result-oriented cooperation between its employees, including digital. In support of this the Province of Antwerp has an initiative for the creation of projects that support communication, digital teamwork, and access to tools and documents. Using a digital workplace employees should always have access to the tools and information they need. Also when using mobile devices.
This gives employees the opportunity of greater efficiency, which in turn has positive outcomes for employee satisfaction. We supported the Province of Antwerp in researching to what extent a renewal of the intranet was necessary, and how to implement this renewal in a structured manner. A preparatory trajectory was developed, with its main goal to develop a supported plan of approach to give guidance to possible future intranet projects. An incremental approach was chosen that would have a final delivery in three phases.
Phase 1: insight
In the first phase the necessary steps were taken to gain insight in the current situation. Analyses were made of (1) intranet satisfaction surveys, (2) intranet usage statistics, and (3) lessons-learned results of the previous trajectory. An organizational image was made, and stakeholders were mapped. Everything was brought together, trends were added, after which a vision and intranet project goals were worked out. This then was presented as a whole to the preparatory trajectory advisory committee. They gave permission to start the second phase.
Phase 2: processing and workshopping
In the second phase the gained feedback was processed and intranet needs were uncovered via workshops with “typical employees of the Province of Antwerp” (personas). The obtained insights were synthesized and translated to high level requirements. Multiple very specific “deep dives” were set up with experts to map the dependencies of other initiatives. Next to that, an as-is and to-be image of information flows was created. Meanwhile, risks, bottlenecks and assumptions were mapped, and action was taken wherever already possible. When this was not yet possible, this was marked so a potential future project was able to tackle it.
Phase 3: scenarios
All elements were brought together in the third and final phase, in which scenarios and their specific advantages and disadvantages were worked out. To really finish the end product a playbook was created. In the playbook a collection of typical project management artifacts can be found, which will provide a head start whenever it is decided to launch a future intranet project.
In this case a starter was made for a first version of a roadmap, quality plan, project organization, project follow-up, exception process, cooperation platform, and change management plan. Based on the delivered work, the management team was able to make an informed decision for taking follow-up steps.
Fase 1: inzicht
In de eerste fase werden de nodige stappen ondernomen om inzicht te krijgen in de huidige situatie. Er werden analyses gemaakt van (1) intranet tevredenheidsonderzoeken, (2) intranet gebruikscijfers, en (3) geleerde lessen resultaten van het vorige traject. Er werd een beeld van de organisatie gevormd en stakeholders in kaart gebracht. Alles werd samengebracht, trends werden toegevoegd, waarna een visie en intranet projectdoelen werden uitgewerkt. Dit werd vervolgens als geheel gepresenteerd aan de traject-adviescommissie. Zij gaven toestemming om de tweede fase te starten.
Fase 2: verwerking en workshops
In de tweede fase werd de verkregen feedback verwerkt en intranet behoeften werden blootgelegd via workshops met "typische medewerkers van de Provincie Antwerpen" (personas). De verkregen inzichten werden vertaald naar high-level requirements. Er werden meerdere zeer specifieke "deep dives" opgezet met experts om de afhankelijkheden van andere initiatieven in kaart te brengen. Daarnaast werd er een as-is en to-be beeld van informatiestromen gecreëerd. Tegelijkertijd werden risico's, knelpunten en aannames in kaart gebracht en waar mogelijk al actie ondernomen. Wanneer dit nog niet mogelijk was, werd dit gemarkeerd zodat een potentieel toekomstig project dit kon aanpakken.
Fase 3: scenario's
Alle elementen werden samengebracht in de derde en laatste fase, waarin scenario's en hun specifieke voor- en nadelen werden uitgewerkt. Om het eindproduct echt af te ronden, werd er een playbook gecreëerd. In het playbook is een verzameling van typische projectmanagement artefacten te vinden, die een voorsprong zal bieden wanneer er besloten wordt om een toekomstig intranet project te lanceren.
In dit geval werd er een aanzet gemaakt voor een eerste versie van een roadmap, kwaliteitsplan, projectorganisatie, projectopvolging, uitzonderingsproces, samenwerkingsplatform en verandermanagementplan. Op basis van het opgeleverde werk was het managementteam in staat om een weloverwogen beslissing te nemen voor het nemen van vervolgstappen.
