Bij AZL voerden we procesautomatisering van de primaire pensioenuitvoeringsprocessen uit, waardoor teams zich op een meer procesgerichte manier kunnen organiseren. Enkele voordelen zijn verhoging van de kwaliteit van de uitvoering van processen, vermindering van versnipperde operationele data en ondersteuning van teams bij het continu richten op de volgende taken.
De implementatie van deze procesgerichte manier van werken bij pensioenbeheerbedrijf AZL is bedrijfsbreed, met een grote groep mensen die werken met Straight Through Processing (STP) in Bizagi Automation.
Process automation of the primary pension execution processes, enabling teams to organize themselves in a more process-oriented manner. Increasing quality of the execution of processes, decreasing shattered operational data and support teams in continuously focusing on the next tasks ahead.
The implementation of this process-oriented way of working at pension management company AZL is company wide, with a large group of people working with Straight Through Processing (STP) in Bizagi Automation.
Uitdagingen
AZL heeft een lange geschiedenis in pensioenbeheer voor de toonaangevende pensioenfondsen in Nederland. Voor deze klanten voert AZL het volledige pensioenbeheer en de uitvoering van diensten uit, waarbij dagelijks miljoenen vertrouwelijke transacties worden verwerkt. Traditioneel was elk team binnen AZL verantwoordelijk voor verschillende klanten in hun portefeuille. Voor deze accounts werden alle operationele processen uitgevoerd door deze teams. De variatie in deze processen voor verschillende klanten is echter zeer beperkt. Deze situatie heeft geleid tot een organisatie die bestond uit meerdere teams die precies hetzelfde type werk parallel uitvoerden.
In feite komen alle bouwstenen van Bizagi tot leven binnen AZL. Het Work Portal is de basis voor werknemers om hun werk uit te voeren. Het procesmodel, ontworpen in volledig BPMN, maakt gebruik van alle mogelijkheden van Bizagi, inclusief geavanceerde integratie met de ERP-toepassing van het bedrijf en online diensten.
De meeste processen zijn volledig geautomatiseerd en worden geactiveerd door invoerbestanden die worden opgeslagen op het bestandssysteem van AZL. Alleen in het geval van uitval worden sommige zaken geëscaleerd in het work portal, waarbij een specifieke menselijke actie vereist is (uitzonderingsgedreven proces). Hierdoor fungeert Bizagi als een orkestrator in een complex IT-landschap met verouderde systemen, waarbij de meerderheid van de processtappen geautomatiseerd is, en menselijke interventie zal enkel bij moeilijke gevallen noodzakelijk zijn.
The challenge
AZL has a long history in pension management for the leading pension funds companies in The Netherlands. For these clients AZL fully executes the pension management and execution of services, processing millions of confidential transactions every day.
Traditionally, each team within AZL was accountable for several customers in their portfolio. For these accounts all operational processes were carried out by these teams. However, the variety in these processes for different customers is very limited. This situation has led to an organization that existed of multiple teams doing exactly the same type of work in parallel.
In fact, all building blocks of Bizagi come to life within AZL. The Work Portal is the foundation for employees to carry out their work. The processes model, designed in full BPMN, applies all the capabilities of Bizagi, including advanced integration with the company’s ERP application and online services.
Most of the processes are fully automated and are triggered by input files that are stored on AZL’s file system. Only in case of drop out, some cases are escalated in the work portal, requiring a specific human action (exception driven process). Because of this Bizagi acts as an orchestrator in a complex legacy IT landscape where the majority of process steps are automated, but critical human intervention will solve difficult cases.
The solution
AZL has started a major change management project and restructured its departments to become process oriented. Now departments and teams have become responsible for the execution of a specific process instead of specific accounts. The different teams in a department were structured according to the process phases. They now became responsible for a specific execution process or set of processes for all AZL customers. Bizagi has been chosen as the operational platform to enable AZL to optimize and automate the processes in their organization.
Our team of analyst-developers has been working since 2018 as part of a project team together with both internal employees and external consultants, developers and testers. We developed the capabilities and processes that were defined by their internal business analysts as Subject Matter Experts. In close cooperation with these analysts and based on their functional designs, our developers configured the processes and implemented a fully process-driven business architecture.
De oplossing
AZL is een groot verandermanagementproject gestart en heeft zijn afdelingen gereorganiseerd om procesgericht te worden. Nu zijn afdelingen en teams verantwoordelijk geworden voor de uitvoering van een specifiek proces in plaats van specifieke accounts. Bizagi is gekozen als operationeel platform om AZL in staat te stellen de processen in hun organisatie te optimaliseren en automatiseren.
Ons team van analist-ontwikkelaars werkt sinds 2018 als onderdeel van een projectteam samen met zowel interne medewerkers als externe consultants, ontwikkelaars en testers. We ontwikkelden de capaciteiten en processen die werden gedefinieerd door hun interne bedrijfsanalisten als Subject Matter Experts. In nauwe samenwerking met deze analisten en op basis van hun functionele ontwerpen, configureerden onze ontwikkelaars de processen en implementeerden een volledig proces-gestuurde bedrijfsarchitectuur.
The impact
AZL continuously upgrades its process portfolio to be part of the Bizagi platform. Up to now about 10 key processes have been automated with Bizagi. After two years, AZL has evaluated and audited the project and its deliverables in detail. The conclusion of the auditors is that the effect of this transition project is significant. Because of Bizagi, Straight Through Processing could really show its potential by shorter process lead times of 45% in average and a reduction of 70% in manual intervention in the first year. Based on this evaluation AZL has decided that the process development will be continued to roll out STP in the organization and achieve the maximum level of efficiency.
De impact
AZL verbetert voortdurend haar procesportfolio om deel uit te maken van het Bizagi-platform. Tot nu toe zijn ongeveer 10 belangrijke processen geautomatiseerd met Bizagi. Na twee jaar heeft AZL het project en de deliverables in detail geëvalueerd en gecontroleerd. De conclusie van de accountants is dat het effect van dit transitieproject groot is. Dankzij Bizagi kon Straight Through Processing echt zijn potentieel laten zien door kortere procesdoorlooptijden van gemiddeld 45% en een reductie van 70% in handmatige interventie in het eerste jaar. Op basis van deze evaluatie heeft AZL besloten dat de procesontwikkeling zal worden voortgezet om STP in de organisatie uit te rollen en het maximale niveau van efficiëntie te bereiken.