Voor ENGIE Fabricom hebben we een gebruikersgericht, volledig geautomatiseerd self-service inkoop- en toeleverings portaal gecreëerd met behulp van BPMS, RPA en cloud-based technologie. Ontdek de voordelen die het heeft gebracht, hoe we de erfenissen van verouderde systemen omzeilden en Fabricom's digitale bedrijfsplatform creëerden.
For ENGIE Fabricom we created a user-centric, fully automated self-service goods procurement and supply chain portal, using BPMS, RPA and cloud-based technology. Learn about the benefits it brought, how we bypassed legacy inertia and created Fabricom's digital business platform.
Uitdagingen
ENGIE Fabricom Operational Support Services (OSS) is de belangrijkste leverancier van benodigdheden voor de operationele bedrijfsdivisies van Fabricom en beheert meer dan 25 miljoen euro aan goederen (huurgereedschappen en verbruiksartikelen) via vier locaties in België. Voordat ICOMS en Bizagi werden gebruikt, werd het grootste deel van het bestel- en leveringsproces uitgevoerd via e-mail en telefoon, en de belangrijkste IT-tools die werden gebruikt waren Microsoft Excel, Microsoft Access en SAP. Het proces werd gekenmerkt door verouderde, handmatig ondersteunde activiteiten met weinig transparantie en controle, veel fouten bij het verzamelen en leveren van goederen en de klanttevredenheid was suboptimaal. ENGIE Fabricom OSS benaderde Digital Innovation om een geïntegreerde, geautomatiseerde en digitale oplossing te bouwen.
Challenges
ENGIE Fabricom Operational Support Services (OSS) is the key provider of supplies for Fabricom’s operational business divisions and manages more than 25 million Euro’s worth of goods (rental tools and consumables) via four locations in Belgium. Until ICOMS and Bizagi were used, most of the order and delivery process was executed through e-mail and telephone, and the key IT tools used were Microsoft Excel, Microsoft Access and SAP. The process was characterized by archaic, manually-supported activities, with low transparency and control, a high level of errors in goods picking and delivery, and customer satisfaction was sub-optimal. ENGIE Fabricom OSS reached out to Digital Innovation to build an integrated, automated and digital solution.
The solution
After a short analysis and design phase, a first prototype was developed. This first prototype helped ENGIE Fabricom OSS to better understand the problems at hand, and to actually experience what an integrated digital solution could work and look like. After this, an agile, iterative development project started. It took less than six months to launch the integrated ICOMS and Bizagi solution, covering self-service procurement and ordering of supplies, automated order management and picking, integration with external carriers and several back-end integrations with SAP, hand-scanners and several other enterprise capabilities, such as authentication with OKTA and the implementation of OData to integrate with the OSS ERP systems, OTMS.
ICOMS: customer-facing B2B e-commerce
The solution consists of two key components: the ICOMS, a B2B e-commerce platform, fully catering typical industrial and engineering needs in the area of procurement and supply management. ICOMS is built on Microsoft .NET and is an enterprise-level capability, hosted on the Microsoft Azure cloud, extremely performant and scalable and also offers responsive views, to use the platform on smartphones and tablets. ICOMS covers the customer-facing functionalities, such as browsing and searching for products and check-out, and transmits the order to the second part of the solution, the Bizagi back-end.
Bizagi: back-end fulfillment
Bizagi is a highly flexible BPMS and digital platform, mainly driven by the case management concept, Service Oriented Architecture standards and principles, and as a low-code solutions, is able to deliver business applications in an extremely agile and fast manner.
Automate what can be automated
When the order from ICOMS is sent to Bizagi, it creates a case which, driven by a set of smart business rules and through a highly intelligent spectrum of events, triggers and actions performs a workflow that ensures that so-called "standard orders" (orders for products which are part of the standard product catalog and for which there is sufficient stock available) are dealt with in a fully automated manner. This includes the creation of goods reservations in SAP, creation of picking documents, automatic planning of the shipment request with external carriers and the notifications with the many stakeholders involved, such as the requestor, managers for approvals and administrative personnel, if required.
Specialised workflows for non-standard requests
For orders that are not standard (for items that are in the product catalog as being generic items, or special items which require a separate, special treatment) a workflow is started, connecting all the different actors and processes that are needed to make the special goods delivery. Interesting to know is that for special requests that require an RFP or high-budget investment requests, other Bizagi workflows are automatically triggered and pushed across the organization.
De oplossing
Na een korte analyse- en ontwerpfase werd een eerste prototype ontwikkeld. Dit eerste prototype hielp ENGIE Fabricom OSS om de problemen beter te begrijpen en om daadwerkelijk te ervaren hoe een geïntegreerde digitale oplossing zou kunnen werken en eruit zou kunnen zien. Hierna begon een agile, iteratief ontwikkelingsproject. Het kostte minder dan zes maanden om de geïntegreerde ICOMS- en Bizagi-oplossing te lanceren, met self-service bestelling van benodigdheden, geautomatiseerd orderbeheer en picken, integratie met externe vervoerders en verschillende back-end integraties met SAP, handscanners en verschillende andere bedrijfsmogelijkheden, zoals authenticatie met OKTA en de implementatie van OData om te integreren met de OSS ERP-systemen en OTMS.
ICOMS: klantgerichte B2B e-commerce
De oplossing bestaat uit twee belangrijke componenten: de ICOMS, een B2B e-commerceplatform, volledig gericht op typische industriële en technische behoeften op het gebied van inkoop- en leveringsbeheer. ICOMS is gebouwd op Microsoft .NET en is een op bedrijfsniveau toepasbare mogelijkheid, gehost op de Microsoft Azure-cloud, die zeer schaalbaar is en ook responsieve weergaven biedt om het platform ook op smartphones en tablets te gebruiken. ICOMS behandelt de klantgerichte functionaliteiten, zoals het bladeren en zoeken naar producten en het afrekenen, en stuurt de bestelling door naar het tweede deel van de oplossing, de Bizagi back-end.
Bizagi: back-end afhandeling
Bizagi is een zeer flexibel BPMS en digitaal platform, voornamelijk gedreven door het case management concept, Service Oriented Architecture-standaarden en principes, en kan als low-code oplossing zakelijke toepassingen op een uiterst behendige en snelle manier leveren.
Automatiseer wat geautomatiseerd kan worden
Wanneer de bestelling van ICOMS naar Bizagi wordt gestuurd, wordt er een case aangemaakt die, aangestuurd door een reeks slimme bedrijfsregels en via een zeer intelligent spectrum van gebeurtenissen, triggers en acties, een workflow uitvoert die ervoor zorgt dat zogenaamde "standaard bestellingen" (bestellingen voor producten die deel uitmaken van de standaardproductcatalogus en waarvoor voldoende voorraad beschikbaar is) op een volledig geautomatiseerde manier worden afgehandeld. Dit omvat het aanmaken van goederenreserveringen in SAP, het aanmaken van verzameldocumenten, automatische planning van het verzendverzoek bij externe vervoerders en de meldingen aan de vele betrokken belanghebbenden, zoals de aanvrager, managers voor goedkeuringen en administratief personeel, indien nodig.
Gespecialiseerde workflows voor niet-standaard aanvragen
Voor bestellingen die niet standaard zijn (voor items die in de productcatalogus staan als generieke items, of speciale items die een aparte, speciale behandeling vereisen) wordt een workflow gestart, waarbij alle verschillende actoren en processen worden verbonden die nodig zijn om de speciale goederenlevering te realiseren. Interessant om te weten is dat voor speciale verzoeken die een RFP of investeringsaanvragen met een hoog budget vereisen, andere Bizagi-workflows automatisch worden geactiveerd en door de organisatie worden verspreid.
Results, return on investment and future plans
This solution delivered ENGIE Fabricom OSS a very customer-friendly digital self-service suite, with several economical and qualitative benefits as well. The cost of operations decreased dramatically, process changes can be implemented in a matter of days, and through the standardization there are several bottom-line savings made.
However, even most important, it created head-space for other innovations and helped OSS to free up valuable resources and knowledge to focus on OSS' core business: delivering highly-trustable, safe and economical goods to Fabricom’s operational units –resulting in increase of revenues on a group level.
Resultaten, rendement op investering en toekomstplannen
Deze oplossing leverde ENGIE Fabricom OSS een zeer klantvriendelijke digitale self-service suite op, met verschillende economische en kwalitatieve voordelen. De bedrijfskosten daalden aanzienlijk, proceswijzigingen kunnen binnen enkele dagen worden geïmplementeerd en door de standaardisatie zijn er verschillende besparingen gerealiseerd.
Het belangrijkste is echter dat er ruimte is gecreëerd voor andere innovaties en dat OSS waardevolle middelen en kennis heeft vrijgemaakt om zich te concentreren op de kernactiviteiten van OSS: het leveren van zeer betrouwbare en veilige goederen aan de operationele eenheden van Fabricom, wat resulteert in een toename van de inkomsten.