Europese luchtverkeersleidingsorganisatie – Bestelaanvragen
Voor een Europese luchtverkeersleider hebben we het Liberty Create low-code platform gebruikt om een digitaal aankoopproces te implementeren dat zowel voldoet aan het overheidsaankoopbeleid als aan bedrijfsspecifieke goedkeuringsstappen. Deze implementatie zorgt voor een gestroomlijnde en efficiënte afhandeling van aankoopverzoeken, wat uiteindelijk de algehele effectiviteit van de aankoopprocedures verhoogt.
Europese luchtverkeersleidingsorganisatie – Bestelaanvragen
Voor een Europese luchtverkeersleider hebben we het Liberty Create low-code platform gebruikt om een digitaal aankoopproces te implementeren dat zowel voldoet aan het overheidsaankoopbeleid als aan bedrijfsspecifieke goedkeuringsstappen. Deze implementatie zorgt voor een gestroomlijnde en efficiënte afhandeling van aankoopverzoeken, wat uiteindelijk de algehele effectiviteit van de aankoopprocedures verhoogt.
Uitdagingen
Binnen de organisatie leidden papieren aankoopverzoeken tot verschillende problemen:
Ambtenaren konden tijdens het invullen van het papieren aankoopverzoek niet gemakkelijk interne regels en voorschriften raadplegen.
Aankoopverzoeken vereisten extra stappen van de backoffice om het verzoek aan te vullen nadat het was overgedragen aan de aankoopafdeling.
Ambtenaren hadden geen mogelijkheid om de voortgang van hun verzoek te volgen terwijl het in afwachting was van goedkeuring of nadat het door de backoffice was ontvangen, behalve door te e-mailen of het team te bellen.
Aankoopverzoeken werden handmatig toegewezen aan inkopers en alle vervolgacties en overzichten werden bijgehouden met behulp van spreadsheets.
De extra administratie en communicatie die vereist waren door het handmatige proces, leidden de aankoopmedewerkers af van hun kerntaak om de naleving van procedures te waarborgen en daadwerkelijk de goederen en diensten te bestellen.
De oplossing
Het werd duidelijk dat het aankoopverzoekproces moest voldoen aan bepaalde drempelwaardes en procedures die bepaald werden door nationale overheidsregels, maar het bevatte ook bedrijfsspecifieke elementen zoals kosten- en budgetcentrumtoewijzing, goedkeuringsstromen en toewijzing aan backofficemedewerkers. Om dit te bereiken, analyseerde ons team van analist-ontwikkelaars zorgvuldig het bestaande proces van begin tot eind, inclusief alle bestaande formulieren en informatiebronnen, actoren en beperkingen, kansen en potentiële valkuilen in nauwe samenwerking met het hoofd van aankoop. Samen creëerden ze het datamodel en het besluitvormingsbeleid dat nodig was als basis voor het maken van de processtroom en bijbehorende formulieren in Liberty Create, ons gekozen low-code platform.
Met Liberty Create kon ons team onmiddellijk nieuwe versies van de processtroom en formulieren uitvoeren en direct feedback krijgen van het aankoopteam. Het platform maakte het gemakkelijk om processtappen en variabelen te configureren, met in het achterhoofd de mogelijkheid van toekomstige procesevolutie en integratie met andere processen
Ambtenaren kregen gedetailleerde begeleiding bij elke fase van het proces, wat zorgde voor een informatief en nuttig contact gedurende de gehele workflow. Processtappen en velden die niet nodig zijn, worden dynamisch verborgen. De ingevoerde informatie wordt automatisch vergeleken met de vereiste waardes, wat verder bijdraagt aan het proces en de goedkeuringsstroom.
Goedkeuringen worden allemaal binnen het systeem gegeven, maar behulpzame herinneringen worden via e-mail verstuurd. Cases kunnen met feedback naar de aanvrager worden teruggestuurd of afgewezen. Pas wanneer het verzoek volledig is gevalideerd, zal de aankoopdienst betrokken worden om het goedgekeurde verzoek af te handelen. Het proces biedt ook begeleiding aan het back-office team over de te volgen procedure, inclusief aanvullende stappen gerelateerd aan de procedure, zoals alle relevante data en beslissingen in het geval van een uitgebreide aanbestedingsprocedure.
Met minimale inspanning hebben we deze organisatie kunnen voorzien van een op maat gemaakte gebruikersinterface die perfect aansluit bij het bedrijfsimago. Met het Liberty Create low-code platform hebben we snel en naadloos de branding-elementen, waaronder kleurenschema's en logo's, in de gebruikersinterface verwerkt. Dit aangepaste ontwerp zorgt voor een consistente gebruikerservaring die aansluit bij de algehele branding en verbetert de algemene bruikbaarheid van de toepassing. Ons vermogen om snel en eenvoudig een aangepaste gebruikersinterface te integreren, zorgde voor een gestroomlijnde en efficiënte gebruikerservaring, wat uiteindelijk bijdroeg aan een succesvollere projectuitkomst.
Als onderdeel van onze oplossing hebben we ze voorzien van eenvoudige self-service mogelijkheden voor het uploaden en downloaden van masterdata. Het vermogen om zelf hun masterdata te uploaden en downloaden, zorgt ervoor dit bedrijf volledige controle heeft over hun gegevens, wat resulteert in een grotere nauwkeurigheid van de gegevens en een algehele verbetering van het gegevensbeheer.
Met het Liberty Create low-code platform konden we snel en eenvoudig meerdere omgevingen opzetten en met één klik tussen deze omgevingen inzetten. Deze methode verminderd aanzienlijk de tijd en moeite die nodig was om de toepassing te beheren en in te zetten, waardoor snelle tests en implementatie van nieuwe en functionaliteiten mogelijk wordt.
Resultaten
Het Liberty Create low-code platform heeft ons in staat gesteld om een efficiënter, gestroomlijnd en intuïtiever aankoopverzoekproces te creëren. Met een verbeterd aankoopproces kunnen medewerkers gemakkelijker toegang krijgen tot de benodigde materialen en diensten, zonder de frustratie en vertraging die gepaard gaan met traditionele papieren systemen. Dit resulteert in minder tijd besteed aan administratieve taken, waardoor medewerkers zich kunnen richten op activiteiten die meer waarde toevoegen. Voor leveranciers stelt een verbeterd aankoopproces hen in staat om hun voorraad beter te beheren en sneller te reageren op klantvragen, waardoor de algehele dienstverlening wordt verbeterd. Deze positieve ervaringen dragen uiteindelijk bij aan een grotere klanttevredenheid, retentie en loyaliteit, wat uiteindelijk leidt tot een verhoogde omzet en langdurig succes voor de organisatie.